دفتر کل حسابداری :
دفتر کل حسابداری بخشی از سیستم حسابداری است که جهت تهیه صورت های مالی (در نرم افزار صورت های مالی ) و ترامه به وجود آمده است . دفتر کل جهت ثبت عملیات ( که از دیدگاه علم حسابداری دارای بار مالی است) با فواصل بیشتری نسبت به فاصله ثبت رویدادها در دفتر رومه ایجاد شده و به عنوان نمونه : حساب موجودی نقد (وجوه نقد) در یک سرفصل و از صفحه ۱ تا صفحه … نوشته شده‌است و ترتیب نگارش حسابها در دفتر نیز به همان ترتیبی است که حسابها در ترامه قرار می‌گیرند.
پس از ثبت اطلاعات مندرج در اسناد و مدارک مربوط به هر معامله در دفتر رومه هر مبلغ مندرج در ستون بدهکار دفتر رومه به طرف بدهکار یک حساب دفتر کل و هر مبلغ مندرج در ستون بستانکار دفتر رومه به طرف بستانکار یک حساب دفتر کل انتقال می‌یابد.
در عمل موسسات به جای حسابهای T از فرم چاپی حساب استفاده می‌کنند، معمولا دفاتر حاوی فرم‌های چاپ شده حساب وجود دارد که در اصطلاح به آن دفتر کل میگویند.
مجموعه حسابها را می‌توان خارج از دفتر کل به شکل کارت یا اوراق آزاد نگهداری کرد که در حکم دفتر کل است، بنابراین مجموع حسابهای دفتر کل به ترتیبی که در صورت‌های مالی منعکس میشود، دفتر کل را تشکیل می‌دهد.
برای شناسایی حسابها به هر حساب دفتر کل شماره اختصاص می‌یابد، بدین منظور حسابهای مشابه و متناجس گروه بندی میشود.
دفتر کل عبارتست از دفتری که حسابها پس از طبقه بندی ، به طور جداگانه در آن نگهداری می شوند. این حسابها ممکن است بصورت صفحات یک دفتر و یا به صورت کارتها و اوراق آزاد باشد. البته طبق قانون تجارت ایران ، استفاده از کارت به عنوان دفتر کل ، مجاز نیست.
روش ثبت و نوشتن دفتر کل
دقت کنید اگر بخواهیم به صورت ساده دفتر کل را شرح دهیم باید بگوییم دفتر کل دفتری است که هر صفحه آن را به یک حساب اختصاص می دهیم و رویدادهای اتفاق افتاده در ارتباط با آن حساب را در آن ثبت می کنیم یعنی مشخص می کنیم حساب مربوطه در چه تاریخی بدهکار شده و در چه تاریخی بستانکار گردیده و مانده نهایی آن چه مبلغی است بنابراین اصولا یک دفتر کل دارای یک ستون تاریخ و یک ستون شرح و بعد از آن ستون مربوط به مبلغ بدهکار حساب و ستون بعد ستون بستانکار حساب می باشد و در نهایت یک ستون که مانده حساب را نشان می دهد خواهد داد ( لازم به توضیح است پس از ستون شرح یک ستون کوچک به نام عطف وجود دارد که در آن شماره صفحه دفتر رومه که رویداد مالی اتفاق افتاده ثبت شده است نوشته خواهد شد ).
دفتر کل حسابداری- برهان سیستم
متداولترین فرم حسابهای دفتر کل به چه صورت است؟
متداولترین فرم حسابهای دفتر کل، در حقیقت همان فرم تی ( T ) است که هریک از طرفین آن به چند ستون تقسیم شده‌است و از چند قسمت اصلی به شرح زیر تقسیم میشود دارای ۷ ستون :شماره ثبت در دفتر رومه، تاریخ، شرح، بدهکار، بستانکار، تشخیص و مانده است:
باید توجه داشت که نقل اعداد از دفتر رومه به حسابهای مربوط در دفتر کل به منظور طبقه بندی فعالیت‌های مالی میباشد.
عنوان حساب
در بالای صفحات یا کارتهای مربوط به هر حساب، نام و شماره حساب مذکور نوشته میشود .
ستون تاریخ
در این ستون تاریخ ثبت شده در دفتر رومه که همان تاریخ وقوع معاملات است، نوشته میشود و نه تاریخ نقل اعداد از دفتر رومه به دفتر کل . این ستون نیز مانند ستون تاریخ دفتر رومه، به دو ستون جداگانه برای تاریخ روز و تاریخ ماه تقسیم میشود . تاریخ سال در زیر کلمه تاریخ و تاریخ ماه را باید فقط در نخستین سطر هر صفحه یا آغاز ماه جدید و تاریخ روز را برای کلیه اقلام تکرار کرد .
ستون شرح
معمولاً در این قسمت شرح مختصری از معاملات نوشته میشود . البته بعضی از حسابداران فقط به نوشتن عبارت ” به شرح دفتر رومه ” اکتفا می‌کنند .
ستون عطف
در این ستون شماره صفحه دفتر رومه در مقابل هریک از اقلام نقل شده ثبت میگردد.
ستون مبلغ
در این فرم، دو ستون مبلغ یکی برای مبالغ بدهکار در سمت راست و دیگری برای مبالغ بستانکار در سمت چپ وجود دارد .
نکات قانونی دفتر کل حسابداری
ماده ۵ آیین نامه تحریر دفاتر موضوع | ماده ۹۵ قانون مالیات‌های مستقیم
دفتر کل دفتری است که عملیات ثبت شده در دفتر یا دفاتر رومه برحسب سرفصل یا کدگذاری حسابها در صفحات مخصوص آن ثبت میشود به ترتیبی که تنظیم حساب سود و زیان و ترامه از آن امکان‌پذیر باشد.
ماده ۸ قانون تجارت
دفتر کل دفتری است که تاجر باید کلیه معاملات را لااقل هفته یک مرتبه از دفتر رومه استخراج و انواع مختلفه آن را تشخیص و جداکرده هر نوعی را در صفحه مخصوصی در آن دفتر به‌طور خلاصه ثبت کند.
تفاوت دفتر قانونی کل و دفتر قانونی رومه چیست؟
دفاتر قانونی کل رومه : بعد از ثبت شرکت توسط اداره ثبت شرکت ها باید هر ساله دو دفتر تحت عنوان دفاتر کل و رومه جهت ثبت نگارشی رویداد های مالی تهیه شود. این تعداد صفحات این دفاتر (چند برگی) که بر طبق نیاز مجموعه توسط پست درخواست داده شده و توسط سازمان ثبت شرکت ها تنظیم و برای مجموعه ارسال میگردد در سال اول در همان سال و در سال های آتی باید در سال قبل این درخواست صادر شود .
این دفاتر یکی از مبناهای سازمان دارایی کل کشور جهت رسیدگی مالیاتی مودیان و تعیین مالیات مجموعه میباشد که البته نوع نگارش آن نیز حائز اهمیت است دفتر کل معمولا سرجمع گردش حسابها و دفتر رومه معمولا ریز گردش حسابهای مجموعه میباشد .
به این دفاتر دفاتر قانونی مالیاتی میگویند که به همراه دسته فاکتور ، روکش اسناد ، کاردکس کالا ، اظهار نامه فصلی (خرید و فروش)، اظهار نامه ارزش افزوده و اظهار نامه سالیانه به اداره دارائی تسلیم و جهت ممیزی عملکرد ارائه میشود .
همانطور که گفته شد دفتر کل خلاصه گردش حسابها طی اسناد را به عهده دارد .
سیستم حسابداری نیز از جمله ماژول های مهم در نرم افزار های ERP می باشد، که در مقالات برهان سیستم بطور کامل توضیح داده شده.
درباره این سایت